இன்றைக்குப் பொருளின் உற்பத்தி எவ்வளவு, விற்பனை எவ்வளவு, சரக்குக் கையிருப்பு எவ்வளவு, நிறுவனத்தின் நிதிநிலைமை எப்படி என்கிற துல்லியமான தகவல் உடனுக்குடன் தெரியவந்தால்தான் மேலாண்மை அமைப்பிலுள்ளோர் அதற்கேற்ப முடிவுகளை உடனுக்குடன் மேற்கொண்டு நிறுவனத்தை இலாபகரமான திசையில் நடத்திச்செல்ல முடியும். எனவே ஒவ்வொரு நிறுவனத்திலும் தகவல்களைக் கையாள்வதற்கென ஓர் அமைப்பு இருக்க வேண்டியது இன்றியமையாதது. அத்தகைய அமைப்பையே ‘மேலாண்மைத் தகவல் முறைமை’ (Management Information System) என்கிறோம்.

சிறிய நிறுவனமெனில் கையேடுகளிலும் பேரேடுகளிலும் விவரங்களை எழுதி வைத்துத் தகவலைக் கையாள முடியும். ஆனால் பெரிய நிறுவனங்களில் அத்தனை தகவல்களையும் ஏடுகளில் எழுதிவைத்துக் கையாள்வது இயலாத செயல். தேவையான விவரங்களை தேவையான நேரத்தில் தேடி எடுப்பது கடினம். அப்படியே எடுத்தாலும் அது துல்லியமான, புதுப்பித்த தகவலாய் (Updated Information) இருக்குமா என்பது ஐயமே. மேலாண்மை அமைப்பிலுள்ளோர்,

சென்று சேர வேண்டும். இதுவே மேலாண்மைத் தகவல் முறைமையின் அடிப்படை இலக்கணம் ஆகும்.

பெரிய நிறுவனங்களில் தகவல்களைக் கையாளக் கணிப்பொறிகளைப் பயன்படுத்துகின்றனர். மேலாண்மைத் தகவல் அமைப்புக்கெனத் தனிச்சிறப்பான கணிப்பொறி மென்பொருள்கள் பயன்பாட்டில் உள்ளன. மேலாண்மை அமைப்பின் ஒவ்வொரு அடுக்குக்கும் பயன்படக்கூடிய வகையில் அவை உருவாக்கப்பட்டுள்ளன. அவற்றுள் சில:

இவை ஒவ்வொன்றைப் பற்றியும், ஒவ்வொன்றும் எந்த மேலாண்மை அடுக்குக்குப் பயன்படுகிறது என்பதைப் பற்றியும் இனிக் காண்போம்.

நிறுவனத்தின் வணிகத் தகவல் பரிமாற்றங்கள், அன்றாடக் கணக்கு வழக்குகள், கடிதப் போக்குவரத்து ஆகிய அனைத்து நடவடிக்கைகளையும் கணிப்பொறியில் அல்லது கணிப்பொறி வழியாக மேற்கொள்வதை அலுவலகத் தானியக்க மாக்கம் (Office Automation) என்கிறோம். இத்தகைய பணிகளைச் செய்துமுடிக்க அலுவலகப் பயன்பாட்டுக் கூட்டுத் தொகுப்பு மென்பொருள்கள் (Office Application Suite Software) உள்ளன. அக்கூட்டுத் தொகுப்பில் ஆவண உருவாக்கம் (Document Creation), நிதி/கணக்கு (Finance/Account), தரவுச் சேமிப்பு/செயலாக்கம் (Data Storage/Processing), கடிதப் போக்குவரத்து (Letter Correspondence) ஆகிய அனைத்துப் பணிகளுக்குமான மென்பொருள்கள் இடம்பெற்றுள்ளன.

இந்த மென்பொருள்கள் பற்றி அடுத்துவரும் தொகுப்பில் விரிவாகப் படிப்போம்.

மேலாண்மை அமைப்பில் கீழ்நிலை அடுக்கில் உள்ளவர்களே பெரும்பாலும் இந்தத் தகவல் முறைமையைப் பயன்படுத்துகிறார்கள், பயன்பெறுகிறார்கள். இதில் சேமித்து வைக்கப்பட்டுள்ள தரவுகளின் அடிப்படையில் உருவாக்கப் படும் அறிக்கைகள் இடைநிலை மேலாண்மை அமைப்பில் உள்ளவர்க்கும் பயன்படும்.

கச்சாப் பொருள்களின் கொள்முதல், செய்பொருள் உற்பத்தி, சரக்குக் கையிருப்பு, விற்பனை ஆகிய அனைத்தையும் நிகழ்நேரச் (Realtime) சூழலில் செய்து முடிப்பதைப் பரிமாற்றச் செயலாக்கம் (Transaction Processing) என்கிறோம். இத்தகைய செயலாக்கம் கணிப்பொறி மற்றும் கணிப்பொறிப் பிணையங்கள் வழியாகவே சாத்தியம். சரக்குக் கையிருப்பு நிலைமை துல்லியமாகத் தெரிந்தால்தான் உற்பத்தியைச் சரிவரக் கட்டுப்படுத்த முடியும். உற்பத்தி இலக்குக்கு ஏற்ப கச்சாப் பொருளின் கொள்முதல் இருக்க வேண்டும். இவையனைத்தும் சரியாக இருந்தால்தான் நுகர்வோரின் தேவைக்கேற்ப பொருட்களைச் சந்தைக்கு அனுப்பி வைக்க முடியும்.

இத்தகவல் முறைமை, பணியாளர்களின் அன்றாடச் செயல்பாடுகளைக் கண்காணிக்கக் கீழ்நிலை மேலாண்மை அமைப்பினருக்குப் பெரிதும் உதவுகிறது. பணியாளர்கள் முன்வரையறுக்கப்பட்ட இலக்குகளை எட்டியுள்ளனரா என்பதை இத்தகவல் முறைமையிலிருந்து அறிந்துகொள்ள முடியும். பணியாளர்களின் பணித்திறனை அளவிடவும் இது பயன்படும். கொள்முதல், விற்பனை, கையிருப்பு, நிதிநிலை தொடர்பான பல்வேறு அறிக்கைகள் இத்தகவல் முறைமையிலிருந்து பெறப்படுகின்றன.

பரிமாற்றச் செயலாக்க முறைமையை முதல்நிலையில் கீழ்நிலை மேலாண்மை யினர் பயன்படுத்திக் கொள்கின்ற போதிலும் அதிலிருந்து பெறப்படும் பல அறிக்கைகள் இடைநிலை மேலாண்மை அமைப்புக்கும்¢ பயன்படுகின்றன.

பரிமாற்றச் செயலாக்கத் தகவல் முறைமையிலிருந்து அன்றாட வணிக நடவடிக்கைகளின் சாரமான தகவல்களைப் பிழிந்தெடுத்து இடைநிலை மேலாண்மைக்கு வழங்கும் அமைப்பையே தகவல் அறிவிப்பு முறைமை என்கிறோம். மேலாண்மை அறிவிப்பு முறைமை (Management Reporting System) என்றும் அழைக்கப்படும். பொதுவாக மேலாண்மை அறிவிப்பு முறைமை என்று அழைக்கப்படுகின்ற போதும், இது முழுக்க முழுக்க இடைநிலை மேலாண் மைக்குப் பயன்படுகின்ற தகவல் முறைமை ஆகும்.

இத்தகவல் முறைமையிலிருந்து தயாரிக்கப்படும் அறிக்கைகள் இடைநிலை மேலாண்மை அமைப்புக்குத் தினசரி, வாரந்தோறும், மாதந்தோறும் என குறிப்பிட்ட கால இடைவெளிகளில் அனுப்பி வைக்கப்படும். அவற்றின் அடிப்படையில் நிறுவனச் செயல்பாடுகள் தொடர்பாக முக்கிய செயல்நுட்ப முடிவுகளை மேற்கொள்வர். பணி இலக்குகள் மறுநிர்ணயம் செய்யப்படலாம். விதி முறைகள், வழிமுறைகள் மாற்றி அமைக்கப்படலாம். இடைநிலை மேலாண்மை அமைப்பின் மேலாண்மைப் பணிகள் முழுக்கவும் இத்தகவல் முறைமையை அடிப்படையாகக் கொண்டே அமைகின்றன.

நிறுவனச் செயல்பாடுகள் தொடர்பாக முக்கிய முடிவுகளை எடுப்பதிலும், அடுத்து என்ன செய்யவேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிப்பதிலும் மேலாண்மை அமைப்புகளுக்கு உதவி செய்யும் தகவல் அமைப்பு ‘தீர்மானிப்பு உதவி முறைமை’ எனப்படுகிறது. தகவல் அறிவிப்பு முறைமையின் அறிக்கைகளும் முடிவெடுப்பதில் உதவுகின்றன எனப்பார்த்தோம். ஆனால் என்ன முடிவு எடுக்க வேண்டும் என்பதை அத்தகவல் முறைமை தெரிவிப்பதில்லை. அறிக்கையிலுள்ள தகவலின் அடிப்படையில் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை மேலாளரே முடிவு செய்கிறார். ஆனால் தீர்மானிப்பு உதவி முறைமையோ, என்ன முடிவெடுக்க வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானித்துச் சொல்லும்.

இத்தகவல் முறைமை, கொள்முதல், உற்பத்தி, விற்பனை, சரக்கிருப்பு, நிதிநிலைமை ஆகியவற்றை ஆய்வுசெய்து அடுத்து இன்னது செய்ய வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிக்கும் மென்பொருள் கருவிகளைக் (Software Tools) கொண்டிருக்கும். எத்துறையாயினும் தரவுகளை அலசி, ஆய்வுசெய்து, முடிவு களை அறிவிப்பதற்கென பல்வேறு கணித மாதிரியங்கள் (Mathematical Models) உள்ளன. அத்தகைய கணித மாதிரியங்கள் பல தீர்மானிப்பு உதவி முறைமை யில் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.

இந்த மாதம் இந்தப் பொருள் இவ்வளவு விற்றுள்ளது என்பதைக் கூறுவது தகவல் அறிவிப்பு முறைமை. ஆனால், “இந்தப் பொருள் கடந்த சில மாதங்களாகவே முந்தைய மாதத்தைவிட அதிகமாக விற்பனையாகிறது; எனவே இந்த மாதம் இப்பொருளின் உற்பத்தியை இவ்வளவு அதிகரிக்க வேண்டும்; அதற்கு இவ்வளவு அதிகமான கச்சாப் பொருள்களைக் கொள்முதல் செய்ய வேண்டும். இன்னார், குறித்த நேரத்தில் பொருள்களை அனுப்பி வைப்பதில்லை; எனவே இன்னாருக்குக் கொள்முதல் கோரிக்கையை அனுப்ப வேண்டும்” என்று தீர்மானித்துச் சொல்வது தீர்மானிப்பு உதவி முறைமை.

இத்தகவல் முறைமை இடைநிலை மேலாண்மை அமைப்புக்குப் பேரளவு பயன்படுகிறது. மேல்நிலை மேலாண்மை அமைப்புக்கும் ஓரளவு பயன்படுகிறது.

நிறுவனத்தின் உயிர்நாடியான மிக முக்கிய முடிவுகளை மேற்கொள்ள மேல்நிலை மேலாண்மைக்கு இத்தகவல் முறைமை உதவுகிறது. இதனை நிர்வாக உதவி முறைமை (Executive Support System) என்றும் கூறுவர். தீர்மானிப்பு உதவி முறைமையின் ஒரு மேம்பட்ட வடிவமே இது. இதனை, மேல்நிலை மேலாண்மையின் தீர்மானிப்புத் தேவைகளைக் கருத்தில்கொண்டு வடிவமைக்கப் பட்ட தனிச்சிறப்பான தீர்மானிப்பு உதவி முறைமை எனலாம்.

இத்தகவல் முறைமை கீழ்க்காணும் மூன்று வகையான தகவல்களின் அடிப்படையில் செயல்படுகிறது:

மேல்நிலை மேலாண்மை அமைப்பு அடிக்கடி கூடி விவாதிப்பதில்லை. அரிதாகக் கூடி நிறுவனத்தின் தலைவிதியை நிர்ணயிக்கும் மிக அரிதான முடிவுகளையே மேற்கொள்வர். இதற்கு உதவும் நிர்வாக உதவி முறைமையே அனைத்துத் தகவல் முறைமையிலும் மிகச் சிக்கலானதும் மிகத் திறன் வாய்ந்ததும் ஆகும்.

ஒவ்வொரு தகவல் முறைமையும் எந்தெந்த மேலாண்மை அடுக்குகளுக்குப் பயன்படுகின்றன என்பதை இப்படம் விளக்குகிறது: