இன்றைய தகவல் யுகத்தில் தகவல் தொழில்நுட்பம் மாபெரும் வளர்ச்சி பெற்றுள்ளது. எங்கும் எதிலும் கணிப்பொறியின் ஆதிக்கத்தைக் காணமுடிகிறது. பல தொழில் துறைகளும், வணிக நிறுவனங்களும் கணிப்பொறி மயமாக்கப் பட்டுள்ளன. தகவல் தொடர்பு, போக்குவரத்து, வங்கி, பதிப்பகம் போன்ற பல்வேறு துறைகளில் பல்வேறு பணிகள் தானியக்கமாக்கப்பட்டுள்ளன.

எனினும் இன்னும் பல்வேறு அரசு, அரசுத்துறை மற்றும் தனியார்துறை அலுவலகங்கள் பலவற்றிலும் மரபுவழிப்பட்ட முறையிலேயே கோப்புகள் கையாளப்படுகின்றன. ஆவணங்கள், கடிதங்கள், சுற்றறிக்கைகள் தாள்களில் தட்டச்சு செய்யப்படுகின்றன. இதனால் காலமும் மனித உழைப்பும் பெருமளவு வீணாகின்றன.

கொடுக்கல், வாங்கல் கணக்குகள் மற்றும் ஊழியர்களின் ஊதிய விவரங்கள் பெரிய பேரேடுகளில் எழுதி வைக்கப்படுகின்றன. கணக்கீடுகளுக்கு அதிக அளவாகக் கணிப்பியைப் (Calculator) பயன்படுத்துகின்றனர். சிக்கலான கணக்குகளை வேகமாகக் கணக்கிட முடியாது. துல்லியமாகக் கணக்கிடுவதும் இயலாது. தெரியாமல் நிகழும் பிழைகளுடன் தெரிந்தே செய்யும் தவறு களுக்கும் வாய்ப்புள்ளது.

அலுவலகக் கடிதப் போக்குவரத்து, அஞ்சல் வழியாகவும் தொலைநகல் மூலமும் நடைபெறுகின்றது. அஞ்சல் போக்குவரத்தில் காலத்தாழ்வு தவிர்க்க முடியாதது. தொலைநகலில் சரியாகச் சென்று சேர்ந்ததா என்பதை உறுதிப் படுத்த வேண்டியுள்ளது. பல நேரங்களில் தெளிவாக இருப்பதும் இல்லை.

தாளேடுகளில் தகவலைச் சேமித்து வைப்பதில் பல குறைபாடுகள் உள்ளன. முதலாவதாக, ஏராளமான தகவல்களைப் பலகாலம் பாதுகாத்து வைப்பதில் சிக்கல் உள்ளது. அத்தகைய தகவல்கள் அவ்வப்போது புதுப்பிக்கப்பட வேண்டு மெனில் அது அவ்வளவு எளிதான பணியல்ல. அடுத்து, தாளேடுகளில் சேமித்து வைத்த தகவல் குவியலிலிருந்து அவ்வப்போது தேவையான தகவல்களைத் தேடி எடுப்பதற்குப் பெருமுயற்சி தேவைப்படும்.

இன்றைக்குப் பல்வேறு நிறுவனங்களில் தாளில்லா அலுவலகம், ஆளில்லா அலுவகம் அதாவது அலுவலர் இல்லா அலுவலகம், அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம் என புதிய புதிய நடைமுறைகள் புகுத்தப்பட்டுள்ளன. அலுவலகத் தானியக்கமாக்கத்தில் இவை அடுத்தடுத்த மைல்கற்களாகும். இன்றைய காலகட்டத்தில் இத்தகைய அலுவலகத் தானியக்கமாக்கத்தின் தேவைகள் அவற்றின் சாத்தியக் கூறுகள் பற்றி விரிவாக இப்பாடத்தில் காண்போம்.