1.1தாள்கோப்புகளும் தட்டச்சு ஆவணங்களும்
(Paper Files and Typed Documents)

கணிப்பொறியின் வருகைக்குப்பின் ‘கோப்பு’ (File) என்று கூறியவுடனே கணிப்பொறிக் கோப்பே நினைவுக்கு வரும். எனவேதான் பழைய அலுவலகக் கோப்புகளைத் ‘தாள்கோப்பு’ (Paper File) என வேறுபடுத்திக் கூறவேண்டி யுள்ளது. அலுவலகங்களில் தட்டச்சு செய்யப்பட்ட கடிதங்களும் ஆவணங்களும் கோப்புகளில் குவிந்து கிடக்கும். பழைய சுற்றறிக்கையில் சில திருத்தங்கள் செய்து மீண்டும் அனுப்ப வேண்டுமெனில் முழு அறிக்கையையும் திரும்பவும் தட்டச்சு செய்ய வேண்டும். ஒரு கோப்பினை மேலதிகாரிக்கு அனுப்பி, அது திரும்பி வரவில்லையெனில், வேறொரு கோப்புத் திறப்பர். ஒரே பொருளில் நான்கைந்து கோப்புகள் இருக்கும். எது புதியது எது பழையது எனக் கண்டறிவது எளிதான செயலல்ல. இன்றைய பணிச்சூழ்நிலையில் ஆவணங்கள், கோப்புகளைக் கையாள்வதில் புதிய முறைகளைப் புகுத்த வேண்டிய தேவை பற்றி இப்பாடப் பிரிவில் விவாதிப்போம்.

1.1.1 கோப்புகளின் குவியல் (Piles of Files)

மேசைமீது கோப்புக் குவியல். அதன் பின்னால் மறைந்து அமர்ந்திருக்கும் அலுவலர். இந்தக் காட்சியை எத்தனையோ அலுவலகங்களில் இன்றைக்கும் பார்க்க முடிகிறது. அவசரமாய் ஒரு கோப்பினை அதிகாரி கேட்கும்போது அதைக் குவியலிலிருந்து தேடி எடுப்பது அவ்வளவு எளிதான செயலன்று.

பொருள்வாரியாகக் கோப்புகளை அலமாரிகளில் அடுக்கி வைத்திருப்பர். ஆனால் அடிக்கடி எடுத்துக் கையாளும்போது மீண்டும் அவை குப்பைபோல் குவிந்துவிடுகின்றன. எவ்வளவுதன் பொறுப்புடன் கையாண்டாலும் தாள்கோப்பு களில் இந்த நிலை தவிர்க்க முடியாதது. அலுவலகங்களில் இருக்கும் இட நெருக்கடியும் இதற்கு ஒரு காரணம்.

ஒரு கோப்பில் தொடர்ச்சியான கடிதப் போக்குவரத்துகள் கால வரிசைப்படி கோக்கப் பட்டிருக்கும். நடுவில் இருக்கும் ஒரு கடிதத்தை எடுப்பதோ, அப்படி எடுத்த கடிதத்தை இருந்த இடத்தில் மீண்டும் செருகுவதோ அவ்வளவு எளிதல்ல. அன்றாட அலுவலகப் பணிகளில் இதுபோன்ற தேவைகள் தவிர்க்க முடியாதவை.

கணிப்பொறிக் கோப்புகளில் இதுபோன்ற இடர்ப்பாடுகள் பலவற்றைத் தவிர்க்க முடியும். எவ்வளவு கோப்புகளையும் வகைவாரியாக அடுக்கி வைத்துக் கொண்டு கலைக்காமல் கையாள முடியும். தெளிவாகப் பெயரிடப்பட்ட கோப்புறைகளில் (Folders) சேமித்து வைத்துக் கொண்டால் எந்தக் கோப்பினையும் எளிதாகத் தேடி எடுக்க முடியும். கோப்பின் உள்ளிருந்து ஒரு கடிதத்தை எடுப்பதும் செருகுவதும் அதன் நகலை எடுத்துக் கையாள்வது போலத்தான். கடிதங்களின் வரிசையமைப்புக் குலைந்து போகும் என்ற பேச்சுக்கே இடமில்லை.

1.1.2 தட்டச்சின் தொல்லைகள் (Typing Miserables)

ஒரு காலத்தில் ஓர் ஆவணத்தைக் கையில் எழுதுவதைவிடத் தட்டச்சு எந்திரத்தில் உருவாக்குவது வசதி மிக்கதாய் இருந்தது. கார்பன் தாள்வைத்துப் பல படிகளை ஒரே நேரத்தில் தயாரித்துவிட முடியும். ஆனாலும் தட்டச்சு ஆவணங்களை உருவாக்குவதிலும் கையாள்வதிலும் ஏராளமான இடர்ப்பாடுகள் உள்ளன என்பதை மறுக்க முடியாது.

தட்டச்சில் ஏற்படும் பிழைகளைத் திருத்த இயலாது. சொற்றொடர்களையோ பத்திகளையோ முன்னுக்குப்பின் மாற்றியமைக்க முடியாது. எழுத்துகளின் வடிவம், வண்ணம், அளவு ஆகியவற்றை விருப்பப்படி மாற்றியமைக்க முடியாது. அடித்து முடித்த பிறகு பக்க வடிவமைப்பு (Page Layout), பக்க ஓரங்கள் (Margins), பத்திகளின் உள்தள்ளல்கள் (Indentations) ஆகியவற்றில் மாற்றங்கள் செய்ய முடியாது. ஒருமுறை தட்டச்சிட்ட ஆவணத்தில் சில திருத்தங்கள் மட்டும் செய்து புதிய ஆவணத்தைத் தயாரிக்க முடியாது. முழு ஆவணத்தையும் மீண்டும் தட்டச்சு செய்தே ஆகவேண்டும்.

தட்டச்சு ஆவணத்தில் முடியாது என்று சொல்லப்பட்ட அனைத்துமே கணிப்பொறியில் உருவாக்கும் ஆவணத்தில் சாத்தியமாகும். ஆவணங்களைக் கையாள்வதற்கென உள்ள, ‘சொல்செயலி’ (Word Processor) என்னும் மென் பொருளில் ஓர் ஆவணத்தை உருவாக்கிய பின் எழுத்து, வரி, பத்தி, பக்கம் அனைத்தயும் வடிவமைத்து அழகுபடுத்தலாம்; திருத்தி அமைக்கலாம். ஒரு முறை பதிவுசெய்து வைத்துக் கொண்ட ஆவணத்தை எப்போது வேண்டுமானாலும் எடுத்துத் திருத்தம் செய்து புதிய ஆவணத்தை உருவாக்கலாம். முழு ஆவணத்தையும் மீண்டும் விசைபதியத் (Re-typing) தேவையில்லை.

மின்னணுத் தட்டச்சு எந்திரத்தில் (Electronic Typewriter) மேற்சொன்ன குறைபாடுகள் பல தவிர்க்கப்பட்ட போதிலும், கணிப்பொறியின் வருகைக்குப்பின் மின்னணுத் தட்டச்சு எந்திரங்கள் வழக்கொழிந்து போய்விட்டன. அலுவலகங்கள் அனைத்திலும் கணிப்பொறி எந்திரம் இன்றைக்குத் தவிர்க்க முடியாத தேவையாகிவிட்டது.

1.1.3 கோப்பு நடமாட்டங்கள் (File Movements)

மேலதிகாரிக்கு அனுப்பிவைத்த கோப்பு திரும்பி வரவில்லை; வேறொரு பணிப் பிரிவுக்கு அனுப்பி வைத்த கோப்பினைக் காணவில்லை; அந்த அலுவலரிட மிருந்து இன்னும் எனக்குக் கோப்பு வரவில்லை; என்கிற புலம்பல்களை எல்லா அலுவலகங்களிலும் கேட்க முடியும்.