TVU Courses

1.6 தொகுப்புரை

அலுவலகங்களில் கையாளப்படும் மரபுவழிக் கோப்புகளைத் தாள் கோப்புகள் என்கிறோம். தாள்கோப்புகளைக் கையாள்வதில் பல்விதமான இடர்ப்பாடுகள் உள்ளன. ஏராளமான கோப்புகளைக் கையாள்வதில் இட நெருக்கடி. குப்பைபோல் குவிந்துவிடும் கோப்புகளில் தேவையானதைத் தேடி எடுக்க முடிவதில்லை. கோப்புகளில் உள்ள கடிதங்களில் தேவையானதை எடுத்து மீண்டும் அதே கால வரிசையில் செருகுவதில் சங்கடங்கள் உள்ளன.
கணிப்பொறிக் கோப்புகளில் இதுபோன்ற இடர்ப்பாடுகள் பலவற்றைத் தவிர்க்க முடியும். எவ்வளவு கோப்புகளையும் வகைவாரியாக அடுக்கி வைத்துக் கொண்டு கலைக்காமல் கையாள முடியும். எந்தக் கோப்பினையும் எளிதாகத் தேடி எடுக்க முடியும். கோப்பிலிருந்து ஒரு கடிதத்தை எடுத்துக் கையாள்வதால் கால வரிசை குலைந்து போகாது..
தட்டச்சு ஆவணங்களில் பிழைகளைத் திருத்த இயலாது. வரிகள் பத்திகளை முன்பின் மாற்றியமைக்க முடியாது. எழுத்துகளின் அளவு, வடிவம், வண்ணத்தை மாற்ற முடியாது. அடித்து முடித்த பிறகு பத்தி, பக்க வடிவமைப்பை மாற்றியமைக்க முடியாது. ஒருமுறை தட்டச்சிட்ட ஆவணத்தில் சில திருத்தங்கள் செய்து புதிய ஆவணத்தைத் தயாரிக்க முடியாது. முழு ஆவணத்தையும் மீண்டும் தட்டச்சு செய்தே ஆகவேண்டும்.
கணிப்பொறியில் உருவாக்கும் ஆவணத்தில் பிழைதிருத்தி, மாற்றங்கள் செய்து புதிய ஆவணத்தை உருவாக்கலாம். மீண்டும் முழு ஆவணத்தையும் உருவாக்கத் தேவையில்லை. ஆவணத்தை உருவாக்கிய பின் எழுத்தின் வடிவம், வண்ணம், அளவை மாற்றியமைக்கலாம். பத்தி, பக்க வடிவமைப்பு களை மாற்றலாம். ‘சொல்செயலி’ மென்பொருளில் அத்தனை வசதிகளும் உள்ளன.
கோப்புகள் ஒரு பிரிவிலிருந்து இன்னொரு பிரிவுக்குப் போய்வரக் கால தாமதம் ஆகிறது. இத்தகைய ‘சிவப்பு நாடாத்துவக்’ காலத்தாழ்வுகளினால் வாடிக்கையாளர்கள், பொதுமக்கள் பாதிக்கப்படுகின்றனர். போக்குவரத்தில் சில கோப்புகள் காணாமல் போய்விடுகின்றன. இதனால் ஒரே பணிக்குப் பல கோப்புகள் திறக்கப்பட்டு எது புதிய கோப்பு எனக் கண்டறிவதில் குழப்பம் ஏற்படுகிறது. கணிப்பொறியில் கோப்புகளைக் கையாள்வதில் இத்தகைய குழப்பங்கள் இல்லை. சிவப்பு நாடாத்துவம் முற்றிலும் ஒழிக்கப்படுகிறது.
வங்கியில் பணப் பரிமாற்றங்கள், இரயில்வே பயணச் சீட்டு முன்பதிவு போன்ற பணிகளில் முந்தைய நடைமுறைகளில் கால விரயம், கணக்கு வழக்கில் பிழைகள், முறைகேடுகள் நடக்க வாய்ப்புகள் இருந்தன. கணிப்பொறி வழியாக நடைபெறும் தானியங்கு செயல்பாடுகளில் விற்று வரவுக் கணக்கு வழக்குகள் உடனுக்குடன் துல்லியமாக எவ்விதப் பிழையுமின்றி செய்து முடிக்கப்படுகின்றன. குளறுபடிகளும் முறைகேடுகளும் நடக்க வழியில்லை.
ஊழியர்களின் ஊதியக் கணக்கு வைப்புகளைப் பேரேடுகளில் எழுதி வைத்துக் கையாள்வதில் காலத் தாழ்வும், தவறுகளும், பிழைகளும் தவிர்க்க முடியாதவை. கணிப்பொறியில் ஊதியக் கணக்குகளைப் பராமரிப்பதால் பலநூறு மணிகள் மனித நேரம் மிச்சமாகின்றது. கணக்கும் பிழையின்றித் துல்லியமாக இருக்கின்றது. ஊழியர்களின் தேவைகளையும் கோரிக்கைகளையும்¢ உடனுக்குடன் நிறைவேற்ற முடிகின்றது.
மரபுவழி கடிதப் போக்குவரத்தில் ஏற்படும் காலடத்தாழ்வுக்குச் சிறந்த தீர்வு மின்னஞ்சல் முறையாகும்.
ஒரு சுற்றறிக்கையை நூறு பேருக்கு அவரவர் முகவரியிட்டுத் தனிதனிக் கடிதமாக அனுப்ப ‘மடல் உள்ளிணைப்பு’ (Mail Merge) என்னும் வசதி ‘சொல்செயலி’ மென்பொருளில் உள்ளது.
‘விரிதாள்’ மென்பொருளில் உடனடித் தானியங்கு கணகீட்டு வசதி உள்ளது. வரவு செலவுத் திட்டம், வருமான வரிக் கணக்கீடு போன்றவற்றில் ஒரு சில உள்ளீடுகளை மாற்றும்பொழுது இறுதி விடை அதற்கேற்ப தானாகவே உடனடியாக மாற்றம் அடையும். அனைத்துக் கணக்கீடுகளையும் மீண்டும் செய்ய வேண்டியதில்லை.
தாளேடுகளில் சேமித்து வைக்க முடியாத அளவுக்கு ஏராளமாயுள்ள தரவுகளைக் கணிப்பொறித் தரவுத்தள அட்டவணைகளில் சேமித்து வைக்க முடியும். அவற்றிலிருந்து தகவலை மீட்டெடுப்பதும் மிக எளிது. சேமித்து வைத்துள்ள தரவுகளின் அடிப்படையில் எப்படிப்பட்ட தகவலையும் வினவல் எனப்படும் ஒருவரிக் கட்டளையால் ஒருநொடியில் பெறமுடியும்.
தரவுத்தளத்தின் அட்டவணைகளில் புதிய ஏடுகளைச் சேர்க்கவும், தேவையற்ற ஏடுகளை நீக்கவும், எந்தவோர் ஏட்டிலுமுள்ள தகவலைத் தேடிப் பெறவும், அவ்வாறு தேடிக் கண்டறியும் தகவலைப் புதுப்பிக்கவும் (Updating), வெவ்வேறு அட்டவணைகளில் உள்ள தொடர்புடைய தகவல்களை ஒரே நேரத்தில் மீட்டெடுக்கவும் முடியும்.
அலுவலகத் தானியக்கமாக்கத் துறையில் தகவல் தொழில்நுட்ப வளர்ச்சி எண்ணிப் பார்க்க முடியாத சாதனைகளை நிகழ்த்தியிருக்கிறது. முதற்கட்டமாக, இன்றைக்குப் பல்வேறு நிறுவனங்களும் தாள்கோப்புகளையும், தாள்வழிக் கடிதப் போக்குவரத்துகளையும் முற்றிலும் ஒழித்துவிட்டுத் ‘தாளில்லா அலுவலகம்’ (Paperless Office) என்ற நிலையை எட்டிவிட முனைந்து வருகின்றன.
தாளில்லா அலுவலகம் மட்டுமன்று, ஆளில்லா அலுவலகமும் அதாவது அலுவலர் இல்லாமல் அலுவலகப் பணி நடைபெறுவதும் சாத்திய மாகியுள்ளது, அலுவலகம் இல்லா அலுவலகமும் இன்று நடைமுறைக்கு வந்துவிட்டன. அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம் என்பது வீட்டிலிருந்தபடியே அலுவலக வேலையைச் செய்துகொள்வதைக் குறிக்கிறது.