4.5 தொகுப்புரை
 
  • கணிப்பொறியில் தரவுகளைச் சேமித்து வைத்துக் கையாளும் அமைப்பை ‘தரவுத்தளம்’ (Database) என்கிறோம். தரவுத்தளங்களைக் கையாளும் மென்பொருள் ‘தரவுத்தள மேலாண்மை முறைமை’ எனப்படுகிறது.
  • தரவுத்தளத்தின் அடிப்படையாய் விளங்குபவை அட்டவணைகளாகும். தொடர்புடைய தரவுகளை ஒரே அட்டவணையிலோ ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட அட்டவணைகளிலோ சேமித்து வைக்க முடியும். கட்டமைவு வினவல் மொழி (Structured Query Language) தரவுத்தள மென்பொருளின் உள்ளிணைந்த கூறாக விளங்குகிறது.
  • மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸ் கூட்டுத் தொகுப்பில் ‘அக்செஸ்’ (Access) என்னும் தரவுத்தள மேலாண்மை மென்பொருள் ஓர் அங்கமாக விளங்குகிறது. வினவல் மொழியில் புலமை இல்லாதோரும் இந்த மென்பொருளில் எளிதாகப் பணியாற்றலாம்.
  • தரவுகளைச் சேமித்து வைக்கப் பல்வேறு கட்டமைப்பு முறைகள் உள்ளன. அவை ‘தரவுத்தள மாதிரியங்கள்’ (Database Models) எனப்படுகின்றன. அவற்றைத் தட்டை மாதிரியம், படிநிலை மாதிரியம், பிணைய மாதிரியம், உறவுநிலை மாதிரியம் என நான்காக வகைப்படுத்தலாம்.
  • பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படுவது ‘உறவுநிலை மாதிரியத்தை’ அடிப்படையாகக் கொண்ட தரவுக் கட்டமைப்பு முறையாகும். உறவுநிலைத் தரவுத்தளம் அட்டவணைகள், வினவல்கள், அறிக்கைகள் போன்ற பல்வேறு கூறுகளை உள்ளடக்கியதாகும். இது டாக்டர் இ.எஃப்.காட் (Codd) வகுத்துக் கொடுத்த, கண்டிப்பான பன்னிரண்டு விதிமுறைகளின் அடிப்படையில் இயங்குகிறது. மைக்ரோசாஃப்டின் அக்செஸும் உறவுநிலைத் தரவுத்தளமே.
  • தரவுத்தளம் எனப்படும் அக்செஸ் கோப்பு .mdb என்னும் வகைப்பெயரைக் கொண்டிருக்கும். microsoft database என்பதைக் குறிக்கிறது. அக்செஸ் மென்பொருளில் தரவுத்தளத்தின் உட்கூறுகளாய் அட்டவணைகள், வினவல்கள், படிவங்கள், அறிக்கைகள், வலைப்பக்கங்கள், குறுநிரல்கள், நிரல்கூறுகள் ஆகியவை உள்ளன. படிவங்கள், அறிக்கைகள் வரைபடங் களையும் உள்ளடக்கியவை.
  • அக்செஸ் தரவுத்தளத்தில் எத்தனை அட்டவணைகள் வேண்டுமானாலும் இருக்கலாம். குறைந்தது ஓர் அட்டவணையாவது இருக்க வேண்டும். அட்ட வணையை அடிப்படையாகக் கொண்டே வினவல்களும் அவையிரண்டையும் அடிப்படையாகக் கொண்டே படிவங்கள், அறிக்கைகள், வரைபடங்கள், வலைப்பக்கங்களும் உருவாக்கப்படுகின்றன. ஒரு தரவுத்தளத்தில். தொடர்புடைய தகவல்களை வகைப்படுத்தி வெவ்வேறு அட்டவணைகளில் வைத்துக் கொள்ளலாம்.
  • ஓர் அட்டவணையிலுள்ள நெடுக்கைகள் ‘புலங்கள்’ (Fields) எனவும், கிடக்கைகள் ‘ஏடுகள்’ (Records) எனவும் அழைக்கப்படும். புலங்கள் ஒவ்வொன்றும் ஒரு பெயரைக் கொண்டிருக்கும். இரு புலங்கள் ஒரே பெயரைக் கொண்டிருக்க முடியாது. புலங்களுக்கு புலப்பெயர், தரவினம், பண்புகள், விளக்கம், முதன்மைத் திறவி என ஐந்து பரிமாணங்கள் உண்டு.
  • அட்டவணையில் ஏடுகளைத் தனித்து அடையாளம் காண, ஒரு குறிப்பிட்ட புலத்தின் மதிப்போ அல்லது ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட புலங்களின் மதிப்புகளோ பயன்படலாம். அப்படிப்பட்ட புலம் அல்லது புலங்களின் சேர்க்கை ‘முதன்மைத் திறவி’ எனப்படுகிறது. ஓர் அட்டவணையில் ஒரு முதன்மைத் திறவிதான் இருக்க முடியும். இருக்க வேண்டிய கட்டாயமில்லை.
  • அக்செஸில் ஒரு புலத்தின் தரவினம் இவற்றில் ஏதேனும் ஒன்றாக இருக்கலாம்: உரை (Text), குறிப்புரை (Memo), எண் (Number), தேதி/நேரம் (Date/Time), பணத்தொகை (Currency), தானியங்கு எண் (AutoNumber), ஆம்/இல்லை (Yes/No), தொடுப்பு/உட்பொதி பொருள் (OLE Object), மீத்தொடுப்பு (Hyperlink).
  • புல மதிப்பின் நீளம், வடிவமைப்பு, முன்னியல்பு மதிப்பு, சரிபார்ப்பு விதிமுறை, புலத்தில் தரவு மதிப்பு கட்டாயம் இடம்பெற வேண்டுமா, வெற்று மதிப்பை அனுமதிக்கலாமா என்பது போன்றவை புலத்தின் பண்புகளாகும். உரைப்புல மதிப்பின் முன்னியல்பான நீளம் 50. உச்ச அளவு 255. எண்வகைப் புலம் எனில் பைட் (Byte), முழுஎண் (Integer), நீள் முழுஎண் (Long Integer), ஒற்றைத் துல்லியம் (Single), இரட்டைத் துல்லியம் (Double), பதின்ம எண் (Decimal) ஆகியவற்றுள் ஒன்றாக இருக்கும்.
  • தரவுத்தள சாளரத்தில் Objects பட்டியலில் Tables தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட நிலையில் கருவிப் பட்டையில் New தேர்ந்தெடுத்து, புதிய அட்டவணை உரையாடல் பெட்டியில் Design View தேர்ந்தெடுத்து அட்டவணை வடிவாக்கச் சாளரத்தைப் பெறலாம். புலங்களின் பெயர், தரவினம், பண்புகள், விளக்கம் ஆகியவற்றை வரையறுத்து அட்டவணையை உருவாக்கலாம். அட்டவணையைத் திறந்து புலமதிப்புகளை உள்ளிடலாம்.
  • கருவிப் பட்டையிலுள்ள பொத்தான்களைப் பயன்படுத்தி, ஏடுகளை ஏறு முகம், இறங்குமுகமாக வரிசைப்படுத்தலாம். வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்திக் குறிப்பிட்ட ஏடுகளை மட்டும் தேர்ந்தெடுத்துப் பார்வையிடலாம்.
  • அட்டவணையின் பெயர்மீது வலது சொடுக்கிட்டுத் தோன்றும் பட்டிப் பட்டியல் மூலம் அட்டவணையை அச்சிட, வெட்டி அல்லது நகலெடுத்து வேர்டு, எக்செல் ஆவணங்களில் அல்லது அக்செஸின் வேறு தரவுத் தளங்களில் ஒட்டிக் கொள்ள, அழிக்க, பெயர்மாற்றம் செய்ய முடியும்.
  • அட்டவணைத் தரவுகளைக் கையாளக் கட்டமைவு வினவல் மொழியில் எழுதப்படும் கட்டளை ‘வினவல்’ (Query) எனப்படுகிறது. பெரும்பாலும் அட்டவணையிலிருந்து நிபந்தனைகளுக்குட்பட்ட தரவுகளைத் தேர்ந்தெடுத்துப் பார்வையிட வினவல்கள் பயன்படுகின்றன.
  • அக்செஸ் மென்பொருளில் உருவாக்கிப் பயன்படுத்தும் வினவல்கள் ஆறு வகைப்படும்: (1) ஏடுகள் தேர்ந்தெடுத்தல் (2) குறுக்குக்கீற்று (3) அட்டவணை உருவாக்கல் (4) தரவு மாற்றியமைத்தல் (5) ஏடுகள் சேர்த்தல் (6) ஏடுகள் அழித்தல்.
  • வினவல் மூலம் ஏடுகளை ஏறுமுகம், இறங்குமுகமாய் வரிசைப்படுத்த முடியும். புலங்களை விரும்பும் வரிசையில் காண முடியும். அட்டவணையில் இருக்கும் புலமதிப்புகளின் அடிப்படையில், அட்டவணையில் இல்லாத கணக்கீட்டுப் புலங்களை உருவாக்க முடியும். இரு அட்டவணைகளை உறவுபடுத்தி இரண்டிலிருந்தும் விவரங்களை எடுத்து ஒரே அட்டவணை போல வெளியிட முடியும். வினவல்களை அடிப்படையாகக் கொண்டு வினவல்கள், படிவங்கள், அறிக்கைகள், வரைபடங்கள், வலைப்பக்கங்கள் ஆகியவற்றை உருவாக்க முடியும்.
  • வினவலை உருவாக்கும் முன்பாக அட்டவணையைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ள வேண்டும். வினவல் வடிவாக்கச் சாளரத்தில் புலக் கட்டங்களில் தேவையான புலங்களைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். ஏடுகளைத் தேர்ந்தெடுக்க புலக்கட்டங்களில் தேவையான நிபந்தனைகளைக் குறிப்பிடலாம். வரிசைப்படுத்தும் புலத்தையும் குறிப்பிடலாம். கணக்கீட்டுப் புலங்களையும் சேர்த்துக் கொள்ளலாம்.
  • வினவலை வடிவமைத்தபின் கருவிப் பட்டையிலுள்ள வியப்புக்குறிப் பொத்தான் மூலம் வினவலை இயக்கிப் பார்க்கலாம். வினவலுக்கான வினவல் மொழிக் கட்டளையைப் பார்வையிடவும் வழியுண்டு.
  • அட்டவணைத் தரவுகளை உள்ளிடவும் / வெளியிடவும், தரவுகள் அடிப்படையில் வரைபடம் மற்றும் ஆய்ந்தறி அட்டவணைகளை உருவாக்கவும் படிவங்களைப் பயன்படுத்தலாம்.
  • படிவங்களைத் தானியங்கு முறையில் ஒற்றைச் சொடுக்கில் உருவாக்கலாம். நான்கு படிநிலைகள் கொண்ட வழிகாட்டி மூலமாகவும் உருவாக்கலாம். வடிவாக்கக் கருவிகளைப் பயன்படுத்தியும் உருவாக்க முடியும்.
  • அக்செஸ் மென்பொருளில் நன்கு அனுபவம் பெற்றவர்களே படிவ வடிவாக்கக் கருவிகளைப் பயன்படுத்தி, படிவத்தை வடிவமைக்க முடியும்.