நிறுவன அகக்கட்டமைப்புகள் பற்றிப் பாடம் 1.3-இல் படித்தோம். அதில் மேலாண்மைத் தகவல் முறைமை பற்றிய தகவல்களை மீண்டும் நினைவு கூருங்கள். ஒவ்வொரு நிறுவனத்தையும் இலாபகரமாக நடத்திச் செல்வதில் ‘மேலாண்மைத் தகவல் முறைமை’ (Management Information System) முக்கிய பங்கு வகிக்கிறது எனப் பார்த்தோம். மேலாண்மை அமைப்பிலுள்ளோர் சரியான முடிவுகளை மேற்கொள்ள (to take right decisions), சரியான தகவல்கள் (right information), சரியான நேரத்தில் (at right time), சரியான நபருக்கு (to right person), சரியான வடிவமைப்பில் (in right format) சென்று சேர வேண்டும் என்பதே மேலாண்மைத் தகவல் முறைமையின் அடிப்படை இலக்கணம் என்று படித்தது நினைவுக்கு வருகிறதா?

மேலாண்மை அமைப்பு, மேல்நிலை, இடைநிலை, கீழ்நிலை என மூன்று அடுக்குகளாக அமைந்துள்ளது. இவற்றுள் இடைநிலை மேலாண்மை அமைப்பில் உள்ளோர்க்கு, மேலாண்மைத் தகவல் முறைமையின் அங்கமாக விளங்கும் ‘தகவல் அறிவிப்பு முறைமை’ அல்லது ‘மேலாண்மைத் தகவல் முறைமை’ பயன்படுகிறது. அன்றாட வணிக நடவடிக்கைகளிலிருந்து, சாரமான தகவல்களைப் பிழிந்தெடுத்து, தினசரி, வாரந்தோறும், மாதந்தோறும் எனக் குறிப்பிட்ட கால இடைவெளிகளில் அறிக்கைகள் (Reports) தயாரித்து இடைநிலை மேலாண்மைக்குத் தரவேண்டியது தகவல் அறிவிப்பு முறைமையின் பணியாகும். அத்தகைய அறிக்கைகள் சரியான வடிவமைப்பில் இருக்க வேண்டும் என்பது வலியுறுத்திச் சொல்லப்பட வேண்டிய கருத்தாகும்.

மேல்நிலை மேலாண்மைப் அமைப்பில் இருப்பவர்கள் பார்த்தவுடன் புரிந்துகொண்டு முக்கிய மேலாண்மை முடிவுகளை உடனடியாகத் தீர்மானிப்பதற்குத் தகவல்களின் தொகுப்பாக அமையும் அறிக்கைகளைவிட வரைபடங்களே (Graphs) பெரிதும் உதவுகின்றன.

ஒரு நிறுவனத்தில் அன்றாட நடவடிக்கைகளில் பரிமாறப்படும் தகவல்கள் தரவுத்தளங்களில் சேமிக்கப்பட்டுக் கையாளப்படும் வழிமுறைகளை முந்தைய பாடத்தில் படித்தோம். அதன் தொடர்ச்சியாக, அத்தரவுகளிலிருந்து இடைநிலை மேலாண்மைக்குப் பயன்படும் அறிக்கைகளையும், மேல்நிலை மேலாண்மைக்குப் பயன்படும் வரைபடங்களையும் உருவாக்கும் வழிமுறைகளை ‘மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸ் அக்செஸ் 2003’ வழிநின்று கற்றுக் கொள்வோம்.