|
|
5.1
அறிக்கையின் அடிப்படைகள்
தரவுத்தளம் என்பது அட்டவணைகளின்
தொகுப்பு எனவும், அட்டவணை என்பது தரவுகளின் தொகுப்பு எனவும் பார்த்தோம்.
தரவுக் குவியலிலிருந்து பொருள்பொதிந்த தகவல்களைப் பெற ஓரளவு வினவல்கள் பயன்படுகின்றன
என்பதையும் முந்தைய பாடத்தில் கற்றோம். அட்டவணைகள், வினவல்கள் அடிப்படையில்
உருவாக்கப்படும் அறிக்கைகள், வரைபடங்கள் பற்றி இப்பாடத்தில் படிக்க இருக்கிறோம்.
அறிக்கையின் தேவைகள், அறிக்கையின் அமைப்புமுறை, அறிக்கையின் வகைகள் ஆகியவற்றை
இப்பாடப் பிரிவில் காண்போம்.
5.1.1
அறிக்கையின் தேவை
தரவுத்தளத்தின் அட்டவணைகளில் ஐந்தாறு
புலங்களும் பத்துப் பன்னிரண்டு ஏடுகளும் மட்டுமே இருந்தால் அவற்றின் தரவுகளைக்
காணத் தனியாக அறிக்கை ஒன்று தயாரிக்க வேண்டிய தேவையில்லை. அப்படியே அட்டவணையைப்
பார்வையிட்டால் போதும். ஆனால் நிகழ்நிலைச் சூழலில் ஓர் அட்டவணையில் பல்லாயிரக்
கணக்கான ஏடுகள் இருக்க வாய்ப்புண்டு. அவற்றிலுள்ள தரவுகளைத் தொகுத்து, வடிகட்டிக்
காண வினவல்கள் ஓரளவு பயன்படுகின்றன. பணியாளர் அட்டவணையிள்ள ஏடுகளை பணிப்பிரிவு
வாரியாக உள்-தலைப்பிட்டுத் தொகுத்து அளிக்க வேண்டுமெனில் ‘அறிக்கை’ என்கிற
வடிவம் தேவைப்படுகிறது.
அட்டவணைத் தரவுகளைக் கணிப்பொறித்
திரையில் பார்வையிட்டே அதன் பரிமாணங்களைப் புரிந்து கொள்ள முடியாது. தரவுகளை
ஆய்ந்தறிந்து முடிவுகள் மேற்கொள்ள அவற்றைத் தொகுத்து அச்சிட்டு வழங்க வேண்டியது
தேவையாகிறது. அதிகமான தகவல்களை அச்சிட்டுப் பார்வையிட ஏற்ற வடிவம் ‘அறிக்கை’
ஆகும். இடைநிலை மேலாண்மை அமைப்பினர் தரவுகளைப் பகுத்தாய்ந்து முடிவுகள் மேற்கொள்ளச்
சரியான வடிமைப்பு (right format) அறிக்கையே ஆகும்.
அறிக்கையில் உள்ள வசதிகள் அட்டவணைகளை அப்படியே அச்சிடுவதில் இல்லை. வினவல்களின்
வெளியீடுகளை அச்சிட்டாலும் அத்தகைய வசதிகளைப் பெற முடியாது. அக்செஸ் மென்பொருளில்
அறிக்கைகளை உருவாக்கும்போது இந்த உண்மை தெளிவாகும்.
5.1.2
அறிக்கையின் அமைப்புமுறை
அக்செஸ் மென்பொருளில் அட்டவணை
அல்லது வினவல் வெளியீட்டை அறிக்கையாக அச்சிடும்போது அதில் தாமாகவே இடம்பெறக்
கூடிய அல்லது நாமாக அமைத்துக் கொள்ளக் கூடிய உட்கூறுகளைக் காண்போம்:
-
ஒட்டுமொத்த அறிக்கைக்கும் ஒரு
தலைப்பு தானாகவே இடம்பெறும்.
-
அறிக்கையின் ஒவ்வொரு பக்கத்திலும்
பக்க எண், அறிக்கையின் மொத்தப் பக்கங்கள் ஆகியவை தாமாகவே இடம்பெறும்.
-
அறிக்கை அச்சிடப்படும் தேதி
ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் தானாகவே இடம்பெறும்.
-
ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் புலத்
தலைப்புகள் தாமே இடம்பெறும். புலப் பெயர்களே புலத் தலைப்புகளாக
இல்லாமல், புரியும்படியான புலத் தலைப்பிட முடியும். எடுத்துக்காட்டாக,
Pay என்னும் புலத்துக்கு Basic Pay எனத் தலைப்பிடலாம். DOE என்பதை
Date of Entry என அமைத்துக் கொள்ளலாம்.
-
ஏடுகளைக் குழு வாரியாகப் பிரித்துக்
குழுத் தலைப்பிட்டு அச்சிட முடியும். பணியாளர் ஏடுகளைப் பணிப்பிரிவு
வாரியாக உள்-தலைப்பிட்டு அச்சிடலாம்.
-
எண்வகைப் புல மதிப்புகளின்
குழு வாரியான கூட்டுத் தொகைகளையும் அறிக்கையின் இறுதியில் மொத்தக்
கூட்டுத் தொகையையும் அச்சிடலாம்.
-
ஏடுகளுக்கு வரிசை எண்கள் இட முடியும். குழு அறிக்கைகளில் குழு
வாரியாக வரிசை எண்களை அமைக்க முடியும்.
|
5.1.3
அறிக்கை வகைகள்
அறிக்கைகளை ஒற்றை அட்டவணை அல்லது
வினவல் அடிப்படையிலோ, பொதுப்புலம் (Common Field) மூலம் ஒன்றுக்கு ஒன்று
உறவுபடுத்தப்பட்ட ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட அட்டவணைகள் அல்லது வினவல்களின் அடிப்படையிலோ
உருவாக்க முடியும். அக்செஸ் மென்பொருளில் அவ்வாறு உருவாக்கப்படும் அறிக்கைகளை
ஆறாக வகைப்படுத்தலாம்:
| (1)
சாதாரண அறிக்கை (Simple Report):
தொடக்கம் முதல் இறுதிவரை
தொடர்ச்சியாக ஏடுகளைக் கொண்ட அறிக்கை. குழு வாரியான அறிக்கையிலிருந்து
பிரித்துக் காட்ட இவ்வாறு அழைக்கப்படுகிறது. |
| (2)
குழு அறிக்கை (Group Report):
ஏடுகளைக் குழு வாரியாகத்
தொகுத்து, உள்-தலைப்பிட்டு அமைக்கப்படும் அறிக்கை, குழு வாரியான வரிசை
எண்களையும். கூட்டுத் தொகை (Sum), சராசரி (Average), பெரும (Maximum),
குறும (Minimum) மதிப்புகளை அச்சிட முடியும். குழு அறிக்கை இருவகைப்படும்:
(i) விளக்கமான குழு அறிக்கை (Detail Report): குழுவின் அனைத்து ஏடுகளும்
இடம்பெறும். (ii) சுருக்கமான குழு அறிக்கை (Summary Report): குழு
வாரியான கூட்டுத்தொகை, சராசரி, பெரும, குறும மதிப்புகள் மற்றும் மொத்தக்
கூட்டுத்தொகை மட்டும் இடம்பெறும். குழுவின் ஏடுகள் இடம்பெறா. |
| (3)
சுற்றறிக்கை (Circular/Mail Merge):
வேர்டு மென்பொருளில்
தயாரித்தது போலச் சுற்றறிக்கைகளை அக்செஸ் மென்பொருளில் உருவாக்க முடியும்.
கடித விவரத்துடன் அட்டவணையில் சேமிக்கப்பட்டுள்ள முகவரிகளைச் சேர்த்துத்
தனித்தனி கடிதங்களைத் தயாரித்து அச்சிட உதவுகிறது. |
| (4)
சிட்டை அறிக்கை (Label Report):
சுற்றறிக்கையை உறையினுள்
வைத்து அனுப்பும்போது உறைமீது ஒட்ட வேண்டிய முகவரிச் சிட்டைகளை. அட்டவணையிலுள்ள
முகவரிகளைக் கொண்டு அச்சிட்டுக் கொள்ள உதவுகிறது. |
| (5)
உள்-அறிக்கை (Sub-Report):
ஏற்கெனவே தயாரிக்கப்பட்ட
ஓர் அறிக்கையை வேறோர் அறிக்கையின் உள்-அறிக்கையாகப் பொருத்திக் கொள்ள
முடியும். அல்லது ஓர் அறிக்கையை உருவாக்கும்போது அதன் அங்கமாக ஓர்
உள்-அறிக்கையை உருவாக்க முடியும். |
| (6)
வரைபடம் (Graph/Chart):
அட்டவணை மற்றும் வினவலிலுள்ள
தரவுகளின் அடிப்படையில் பல்வேறு வகையான வரைபடங்களை உருவாக்க முடியும்.
அக்செஸ் மென்பொருளில் வரைபடம் என்பது அறிக்கையின் ஒரு வடிவமே. |
|