TVU Courses

5.5

தொகுப்புரை

மேலாண்மை அமைப்பில் உள்ளோர்க்கு அன்றாட வணிக நடவடிக்கைகளிலிருந்து, சாரமான தகவல்களைப் பிழிந்தெடுத்து, தினசரி, வாரந்தோறும், மாதந்தோறும் எனக் குறிப்பிட்ட கால இடைவெளிகளில் அறிக்கைகள் (Reports) மற்றும் வரைபடங்கள் (Graphs) தயாரித்து அனுப்ப வேண்டியது இன்றியமையாதது ஆகும். அவை சரியான வடிவமைப்பில் இருக்க வேண்டியது முக்கியம்.
அட்டவணைத் தரவுகளைக் கணிப்பொறித் திரையில் பார்வையிட்டே அதன் பரிமாணங்களைப் புரிந்து கொள்ள முடியாது. தரவுகளை ஆய்ந்தறிந்து முடிவுகள் மேற்கொள்ள அவற்றைத் தொகுத்து அச்சிட்டு வழங்க வேண்டியது தேவையாகிறது. அச்சிட்டுப் பார்வையிட ஏற்ற வடிவம் ‘அறிக்கை’ ஆகும்.
அறிக்கைகளை ஒற்றை அட்டவணை அல்லது வினவல் அடிப்படையிலோ, பொதுப்புலம் (Common Field) மூலம் ஒன்றுக்கு ஒன்று உறவுபடுத்தப்பட்ட ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட அட்டவணைகள், வினவல்களின் அடிப்படையிலோ உருவாக்க முடியும்.
அறிக்கையில் அட்டவணை, வினவல் ஆகியவற்றில் இல்லாத பல வசதிகள் உள்ளன. அறிக்கைக்குத் தலைப்பு, ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் புலத்தலைப்பு, பக்க எண், அச்சிட்ட தேதி தானாகவே அமையும். புரியும்படியான புலத்தலைப்பிட முடியும். ஏடுகளுக்கு வரிசையெண் இடலாம். ஏடுகளைக் குழு வாரியாகப் பிரித்து, உள்-தலைப்பிட்டு, குழு வாரியான கூட்டுத்தொகைகள், மொத்தக் கூட்டுத்தொகைகளை வெளியிட முடியும்.
அறிக்கைகளை சாதாரண அறிக்கை, குழு அறிக்கை, சுற்றறிக்கை, சிட்டை அறிக்கை, உள்-அறிக்கை, வரைபடம் என ஆறாக வகைபடுத்தலாம்.
அக்செஸ் மென்பொருளில் அறிக்கைகளை உருவாக்க தானியங்கு முறை, வழிகாட்டி முறை, வடிவாக்கக் கருவி முறை என மூன்று வகையான வடிவாக்க முறைகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன:
தானியங்கு முறையில் அட்டவணைக்கு விருப்பப்படி தலைப்பிட முடியாது. குறிப்பிட்ட புலங்களை மட்டும் தேர்ந்தெடுக்க முடியாது. புலங்களின் வரிசையை மாற்றியமைக்க முடியாது. விருப்பப்படி புலத் தலைப்புகளை அமைக்க முடியாது. குழு அறிக்ககளை உருவாக்க முடியாது.
வழிகாட்டி மூலம் சாதாரண அறிக்கை, குழு அறிக்கை, சிட்டை அறிக்கை மற்றும் வரைபடங்களை உருவாக்க முடியும். தானியங்கு முறையில் இல்லாத வசதிகள் அனைத்தும் வழிகாட்டி முறையில் சாத்தியம்.
தானியங்கு முறையில் உருவாக்கிய அறிக்கையை வடிவாக்கச் சாளரத்தில் திறந்து, வழிகாட்டி மூலம் உருவாக்கும் அறிக்கையில் உள்ள அனைத்து வசதிகளையும் செயலாக்க முடியும்.
வழிகாட்டி மூலம் உருவாக்கிய சாதாரண அறிக்கையை வடிவாக்கச் சாளரத்தில் திறந்து, அதனை ஒரு குழு அறிக்கையாக மாற்றியமைக்க முடியும்.
வடிவாக்கக் கருவி முறையில் சுற்றறிக்கைகளை வடிவமைக்க முடியும். ஒரு கடிதம் தயாரித்து, அதில் அட்டவணையில் உள்ள முகவரிகளை ஒவ்வொன்றையும் இணைத்துத் தனித்தனிக் கடிதங்களை அச்சிட முடியும்.
ஒரு குழுவைச் சார்ந்த உறுப்பினர்களுக்குக் கடிதம் தயாரித்து அனுப்பும்போது, உறைமீது ஒட்டும் முகவரிச் சிட்டைகளை அச்சிடும் வசதி அக்செஸ் மென்பொருளில் உள்ளது. வழிகாட்டி மூலம் சிட்டைகளை உருவாக்கலாம்.
சிட்டைகளை அச்சிடும்போது தாளின் வகை, திசையமைவு, பக்க ஓரங்கள், சிட்டையின் உயரம், அகலம், சிட்டைகளுக்கு இடையேயான இடைவெளி போன்ற பல்வேறு அளவீடுகளைச் சரியாகக் குறிப்பிட வேண்டும்.
சிட்டைகளை உருவாக்கியபின் அதன் வடிவமைப்பில் மாற்றங்கள் தேவைப்படின் செய்து கொள்ளலாம். சிட்டையின் உயரம், அகலத்தை மாற்றியமைக்கலாம். புலங்களை நீகலாம், சேர்க்கலாம். புலங்களின் இருப்பிடங்களை மாற்றியமைக்கலாம்.
அக்செஸ் மென்பொருளில் இருபது வகையான வரைபடங்கள் வழங்கப்பட்டுள்ளன. அவற்றுள் சில மற்றதன் உட்பிரிவுகளாகும்.
வரைபடங்களை நெடுக்கை, பட்டை, பரப்பு, கோடு, சிதறல், வட்டம், குமிழி, வளையம் என எட்டாக வகைப்படுத்தலாம்.
எந்தவொரு வரைபடத்தையும் வழிகாட்டியின் உதவியுடன் புலங்களைத் தேர்ந்தெடுத்தல், வரைபட வகையைத் தேர்ந்தெடுத்தல், புலங்களை வரைபட அச்சுகளில் பொருத்துதல், வரைபடத்துக்குத் தலைப்பிடல் என நான்கு படிநிலைகளில் எளிதாக உருவாக்கலாம்.
உருவாக்கிய வரைபடத்தை வடிவாக்கச் சாளரத்தில் திறந்து, வேண்டிய வடிவமைப்பு மாற்றங்களைச் செய்து கொள்ளலாம்.