இன்றைக்குக் கணிப்பொறி இல்லாத அலுவலகங்களைக் காண்பது அரிது. எவ்வளவு சிறிய அலுவலகமாயினும் அங்குக் குறைந்தது ஒரு கணிப்பொறியையாவது காணலாம். ஐந்தாறு கணிப்பொறிகள் வைத்துப் பணிபுரிகின்ற அலுவலகம் எனில் தொடக்கத்தில் அவற்றைத் தனித்த கணிப்பொறிகளாகவே பயன்படுத்தி வந்தாலும் அவற்றை ஒன்றிணைத்துப் பிணையமாகச் செயல்பட வேண்டிய தேவை ஒரு கட்டத்தில் உருவாகியே தீரும். கணிப்பொறிப் பிணையத்தின் பயனை நுகரும் நிறுவனம் அலுவலகத்தில் பிணையப் பயன்பாட்டை மேலும் மேலும் அதிகரிக்கவே விரும்பும். இதன் காரணமாகவே அலுவலகத் தானியக்கமாக்கம் மற்றும் அலுவலக நிர்வாகம் தொடர்பான பல்வேறு மென்பொருள்கள் நாள்தோறும் புதிது புதிதாய் உருவாக்கப் படுகின்றன. பொதுவாகக் கணிப்பொறிப் பிணையங்களின் அலுவலகப் பயன்பாடுகளையும் குறிப்பாகத் தரவுத்தளப் பயன்பாடுகளையும் இப்பாடப் பிரிவில் அறிந்து கொள்வோம்.

அலுவலகத் தானியக்கமாக்கம் பற்றி நாம் ஏற்கெனவே ‘அலுவலகத் தானியக்கமாக்கத் தேவைகள்’ (பாடம் 2.1)பாடத்தில் மிகவும் விரிவாகப் படித்துள்ளோம். அதில் குறிப்பாக, ’அலுவலகத் தானியக்கமாக்கம்’ என்னும் பாடப் பிரிவில், அலுவலகத் தானியக்கமாக்கத்தில் ஏற்பட்டுள்ள மூன்று குறிப்பிடத்தக்க முன்னேற்றங்களைப் பற்றிப் படித்தோம். அவை: (1) தாளில்லா அலுவலகம் (Paperless Office) (2) ஆளில்லா அலுவலகம் (Officialless Office) (3) அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம் (Officeless Office). இவற்றையெல்லாம் கணிப்பொறிப் பிணையங்களே சாத்தியமாக்கியுள்ளன என்பதையும் அப்பாடத்தில் தெளிவாகப் படித்தோம். கணிப்பொறிப் பிணையங்களின் அலுவலகத் தானியக்கமாக்கப் பயன்பாடுகள் பற்றிச் சுருக்கமாக மீண்டும் இங்கே நினைவு கூர்வோம்.

ஓர் அலுவலகத்தின் பல்வேறு பணிப்பிரிவுகளிலுள்ள கணிப்பொறிகளும் மற்றும் மேலதிகாரிகளின் கணிப்பொறிகளும் நுகர்வி-வழங்கி முறையிலான ஒரு கணிப்பொறிப் பிணையத்தில் பிணைக்கப்பட்டு, அலுவலகத் தகவல்கள் அனைத்தும் மையப்படுத்தப்பட்ட தரவுத்தளத்தில் சேமிக்கப்பட்டிருக்கும் எனில் தாள்களையும் பேரேடுகளையும் பயன்படுத்த வேண்டிய தேவை இருக்காது. ஒவ்வொருவருக்கும் ஒரு பயனர் பெயரும் (User Name) கடவுச்சொல்லும் (Password) வழங்கப்படின் அவரவர் தமக்குத் தேவையான கோப்புகளைப் பாதுகாப்பான முறையில் அணுக முடியும். தேவையான ஒழுங்கு முறைகளையும் கட்டுப்பாடுகளையும் பயனர்களிடையே செயல்படுத்தும் பணியைப் பிணைய நிர்வாகி கவனித்துக் கொள்வார்.

அலுவலகங்களில் கணிப்பொறிப் பிணையத்தையும் உரிய மென்பொருள்களையும் பயன்படுத்துவோம் எனில் அலுவலகங்களில் தாள்களின் பயன்பாடு குறைவதுடன், மனித உழைப்புப் பெருமளவு மிச்சமாகி, ஆட்களின் தேவையும் குறைந்து போகும். இன்றைக்கு மின்கட்டணம், வீட்டுவரி போன்றவற்றை வீட்டிலிருந்தபடியே செலுத்த முடிகிறது. வருமான வரிக் கணக்கை வீட்டிலிருந்தபடியே சமர்ப்பிக்க முடிகிறது. இவையெல்லாமே ஓர் அலுவலகத்தில் அலுவலர்கள் இருந்து செய்ய வேண்டிய வேலைகள்தாம். ஆனால் அலுவலரும் இல்லாமல் அலுவலகமும் இல்லாமல் வேலை நடந்து முடிந்துவிடுகிறது. ஓர் அலுவலர் அலுவகம் செல்ல முடியாத நாட்களில், அன்று கட்டாயம் முடிக்க வேண்டிய பணிகளை வீட்டிலிருந்தபடியே செய்து முடிக்கக்கூடிய முன்னேற்றமும் ஏற்பட்டுள்ளது. இன்றைக்கு மென்பொருள் நிறுவனங்கள் பலவற்றில் இவ்வாறு வீட்டிலிருந்தபடியே அலுவலர்கள் பணியாற்றுவதை அதிகம் காண முடிகிறது. அலுவலத்தின் அனைத்துத் தகவல்களும் பிணையத்தில் சேமிக்கப்பட்டுள்ளன என்பதும் அப்பிணையத்தை வீட்டிலிருந்தபடி தொலைபேசி இணைப்பு வழியே தொடர்புகொள்ள முடிகிற பிணைய விந்தையுமே இதனைச் சாத்தியமாக்கியுள்ளது.

அலுவலகப் பணியாளர்களின் பணி நியமனம் தொடங்கிப் பதவி ஓய்வு வரயிலான அனைத்துத் தகவல்களைப் பராமரிப்பது முக்கியம். பணியாளர்களின் ஊதியம், படிகள், ஊக்கத் தொகை, போனஸ், முன்பணம், கடன்கள், வைப்புநிதி, வருமான வரி போன்ற தரவுகளைப் பிழையின்றிப் புதிப்பித்து வரவேண்டும். மேற்கண்ட பணிகள் அனைத்தையும் செவ்வனே நிறைவேற்ற, அலுவலகத்தின் பல பணிப்பிரிவுக் கணிப்பொறிகளையும் ஒன்றிணைத்த பிணையம் பேருதவி புரிகிறது. வெவ்வேறு இடங்களில் கிளை அலுவலகங்கள் இருப்பின், அலுவலக அறிவிக்கைகள், ஆணைகள், வழிமுறைகள், வழிகாட்டுதல்கள், விதிமுறைகள் ஆகியவற்றை உடனுக்குடன் அனுப்பி வைத்தல், கிளை அலுவலகங்களிலிருந்து குறிப்பிட்ட காலக்கெடுவுகளில் அறிக்கைகளைப் பெறுதல் போன்றவையும் அலுவலக நிர்வாகத்தின் கீழ் வருகின்றன. இப்பணிகளைக் கால விரையமின்றி விரைவாகச் செய்து முடிப்பதில் கணிப்பொறிப் பிணையங்கள் பெரும்பங்கு வகிக்கின்றன.

அலுவலகக் கிளைகள் பரந்து விரிந்துள்ள நிலப்பரப்புக்கு ஏற்ற கணிப்பொறிப் பிணைய வகையைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ள வேண்டும். அது வளாகப் பிணையமாகவோ, மாநகர்ப் பிணையமாகவோ, விரிபரப்புப் பிணையமாகவோ இருக்கலாம். நாடு முழுக்கப் பரந்த விரிபரப்புப் பிணையம் தேவை எனில் இணையம்வழிச் செயல்படும் ‘மெய்நிகர் தனியார் பிணையம்’ மிகவும் ஏற்றது. இக்கட்டான சூழ்நிலைகளில் அலுவலர்கள் வீட்டிலிருந்தபடியே முடிக்க வேண்டிய முக்கிய பனிகளை செய்து முடிக்க முடியும்.

அலுவலகம் ஆயினும், அரசுத்துறை ஆயினும் அல்லது வேறெந்த நிறுவனம் ஆயினும் தரவுத்தளங்களை உருவாக்கிப் பராமரிக்க வேண்டிய தேவை இருக்கும். தரவுத்தளப் பயன்பாடுகளுக்கு நுகர்வி-வழங்கிப் பிணைய அமைப்புமுறை மிகவும் ஏற்றது. தரவுத் தளத்தை வழங்கிக் கணிப்பொறியில் நிறுவி, கிளைக் கணிப்பொறிகளின் வழியே பணியாளர்கள் தரவுகளை உள்ளிடல், தரவுகளைப் புதுப்பித்தல், தேவையற்ற தரவுகளை நீக்குதல், தரவுகளிலிருந்து தேவையான தகவல்களைப் பெறுதல் போன்ற பணிகளை நிறைவேற்ற முடியும்.

தரவுச் சேமிப்பு (Data Storage), தரவு புதுப்பித்தல்(Data Update), தரவு ஒத்திசைவு (Data Integrity), தரவுப் பாதுகாப்பு (Data Security) ஆகியவற்றுக்குப் பிணைய அமைப்பே சரியான தீர்வு. குறிப்பாகப் பிணைய அமைப்பு முறையில் ’தரவு மிகைப்பு’ (Data Redundancy) என்னும் குறைபாடு தவிர்க்கப்படுகிறது. தரவுத்தளப் பயன்பாடுகளுக்குத் தனித்த கணிப்பொறிகளைப் பயன்படுத்தும்போது ஒரே தகவலை ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட கணிப்பொறிகளில் சேமிக்க வேண்டியிருக்கும். இதுவே ’தரவு மிகைப்பு’ எனப்படும். இதன் காரணமாய் தரவுகளைப் புதுப்பித்தல் கடினமான பணியாகிவிடும். விளைவு, தரவுகளில் ஒத்திசைவு இல்லாமல் போகும். தரவுகளில் பிழைகள் ஏற்பட்டு நிறுவனத்துக்குப் பெரும் இழப்புகள் ஏற்பட வாய்ப்புண்டு.

விமானம், இரயில் போக்குவரத்து, வங்கி, ஆயுள் காப்பீடு, பங்குச் சந்தை, தொலை தகவல் தொடர்பு போன்ற துறைகளில் பிணையம் வழியான தரவுத்தளப் பயன்பாடுகள் இன்றி அத்துறைகளில் இன்றைக்கு ஏற்பட்டுள்ள முன்னேற்றங்களைக் கற்பனை செய்தும் பார்க்க இயலாது.