TVU Coursee- கடிதங்களும் சுற்றறிக்கைகளும் (Letters And Circulars)

கடிதங்களை அஞ்சல் வழியே அனுப்பி வைக்கிறோம். கூரியர் வழியே அனுப்புகிறோம். சரியாகச் சென்று சேர்ந்ததா என்று விசாரித்துக் கொள்கிறோம். உடனே சென்று சேரும் எனத் தொலைநகல் வழியே அனுப்பிவிட்டுத் தெளிவாக வந்து சேர்ந்ததா என்று விசாரித்து அறிந்து கொள்கிறோம்.

கணிப்பொறியும் இணையமும் உலகம் முழுவதையும் உள்ளங்கைக்குள் கொண்டு வந்துவிட்டன. உலகத்தின் ஏதோ ஒரு மூலையில் நடக்கும் நிகழ்ச்சியை அடுத்த நிமிடமே அனைத்து நாட்டு மக்களும் அறிந்துகொள்ளும் அளவுக்குத் தகவல் தொழில்நுட்பம் வளர்ச்சி பெற்றுள்ளது. இந்தக் காலத்திலும் மரபுவழிக் கடிதப் போக்குவரத்தையே நம்பி இருப்பது முன்னேற்றத்துக்கு முட்டுக்கட்டை இடுவதாகும் என்பதை இப்பாடப் பிரிவில் புரிந்துகொள்ள முயல்வோம்.

ஓர் அலுவலர் வெளிநாட்டில் நடைபெறும் கருத்தரங்கில் கலந்துகொள்ள அனுமதி கேட்கிறார். அவரது கோரிக்கை தலைமையகத்துக்கு அனுப்பி வைக்கப்படுகிறது. அவர்கள் சில விளக்கங்கள் கேட்டுக் கடிதம் அனுப்பு கின்றனர். விளக்கம் அனுப்பி வைக்கப்படுகிறது. இந்தக் கடிதப் போக்கு வரத்துகள் முடிந்து, தலைமையகத்தின் அனுமதி கிடைக்கும்போது அந்தக் கருத்தரங்கு நடந்து முடிந்து விடுகிறது. இது கற்பனை நிகழ்ச்சி அல்ல. கடிதப் போக்குவரத்தில் ஏற்படும் காலத் தாழ்வுகளினால் இதுபோன்று எத்தனையோ அலுவலர்கள் நல்வாய்ப்புகளை இழந்துவிடும் நிகழ்ச்சி நாள்தோறும் நடந்து கொண்டுதான் இருக்கிறது.

இன்றைய மின்னஞ்சல் (E-mail), இதுபோன்ற கடிதப் போக்குவரத்தின் காலத் தாழ்வுகளுக்குச் சிறந்த தீர்வாக இருக்கிறது. ‘மின்னணு அஞ்சல்’ (Electronic Mail) என்ற பெயரே ‘மின்னஞ்சல்’ ஆயிற்று. ஆனாலும் மின்னல் வேகத்தில் சென்று சேர்வதால் இன்னொரு வகையிலும் இப்பெயர் மிகவும் பொருத்த மானதே. இணையத்தில் இணைக்கப்பட்ட ஒரு கணிப்பொறியில் மின்னஞ்சல் வரும்போது அச்செய்தியைப் பளிச்சிடச் செய்யவும், ஒலியெழுப்பி அறிவிக்கவும் வசதிகள் உள்ளன. மறுமுனையில் மடலைத் திறந்து படித்து விட்டாரா என்று அறிந்துகொள்ளவும் முடியும்.

அலுவலகங்கள் கடிதப் போக்குவரத்துக்கு மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்த வேண்டியது கட்டாயத் தேவையாகியுள்ளது.

1.2.2 சுற்றறிக்கைகள் (Circulars)

ஒரு சுற்றறிக்கையை நூறு பேருக்கு அனுப்பி வைக்க வேண்டியுள்ளது. தனித்தனி முகவரியிட்டுக் கடிதத்தைத் தயாரிக்க வேண்டும். ஒரு சிலருக்குத் தனிப்பட்ட குறிப்புகளை எழுதி அனுப்ப வேண்டியுள்ளது. நூறு கடிதங்கள் தட்டச்சு செய்ய வேண்டும். அல்லது ஒரு கடிதம் தயாரித்து, அதற்கு நூறு படிகள் எடுக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு படியிலும் முகவரியை எழுத வேண்டும் அல்லது தட்டச்சு செய்ய வேண்டும். நூறு உரைகளிலும் முகவரி எழுத வேண்டும். இவ்வாறு நூறு கடிதங்கள் தயாரித்து அனுப்புவதற்கு எவ்வளவு நேரம் ஆகும் என எண்ணிப் பாருங்கள்.

இதுபோன்று சுற்றறிக்கைகள் அனுப்புவதற்கென்றே கணிப்பொறி மென்பொருளில் சிறந்த வசதிகள் உள்ளன. கணிப்பொறியில் ஒரு தரவுக் கோப்பில் (Data File) முகவரிகளை மட்டும் சேமித்து வைத்துக் கொள்ள வேண்டும். ஒரேயொரு கடிதம் மட்டும் தயாரித்தால் போதும். அக்கடிதத்தில் ஒவ்வொரு முகவரியாக உள்ளிணைத்து (Merging) நூறு தனித்தனிக் கடிதங்களை ஒரு நொடியில் தயாரித்து விடலாம். இச்செயல்பாடு ‘மடல் உள்ளிணைப்பு’ (Mail Merge) என்று அழைக்கப்படுகிறது. அலுவலகப் பயன்பாட்டு மென்பொருள் தொகுப்புகளில் இவ்வசதி உள்ளிணைக்கப்பட்டுள்ளது.

ஒரு கடித்தை ஒரே நேரத்தில் நூறு பேருக்கு மட்டுமல்ல எத்தனை பேருக்கு வேண்டுமானாலும் அனுப்பி வைக்க ‘அஞ்சல் குழு’ (Mailing List) என்னும் சேவை இணையத்தில் உள்ளது.