Primary tabs
-
1.5 அலுவலகத் தானியக்கமாக்கம் (Office Automation)
இன்றைய சூழலில் அலுவலகங்களில் மரபுவழிப்பட்ட நடைமுறைச் செயல் பாடுகளைக் கணிப்பொறி மென்பொருள்கள் வழியாக நிறைவேற்ற வேண்டிய தேவைகளையும், அலுவலகப் பணிகளை அவ்வாறு கணிப்பொறி மயமாக்கு வதால் ஏற்படும் பயன்களையும் இதுவரை பார்த்தோம். ஆனால் இவற்றுக் கெல்லாம் அப்பால் அலுவலகத் தானியக்கமாக்கத் துறையில் தகவல் தொழில்நுட்ப வளர்ச்சி எண்ணிப் பார்க்க முடியாத சாதனைகளைச் சாத்திய மாக்கியுள்ளன.
முதற்கட்டமாக, இன்றைக்குப் பல்வேறு நிறுவனங்களும் தாள்கோப்புகளையும், தாள்வழிக் கடிதப் போக்குவரத்துகளையும் முற்றிலும் ஒழித்துவிட்டுத் ‘தாளில்லா அலுவலகம்’ (Paperless Office) என்ற நிலையை எட்டிவிட முனைந்து வருகின்றன. தாளில்லா அலுவலகம் மட்டுமன்று, ஆளில்லா அலுவலகமும் அதாவது அலுவலரே இல்லாத அலுவலகம் (Officialless Office) இன்று நடைமுறைக்கு வந்துவிட்டது. அலுவலர் இருந்து செய்ய வேண்டிய வேலையை எந்திரமே செய்துவிடும் என்பது இதன் பொருளாகும். இதுமட்டு மன்று. ‘அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம்’ (Officeless Office) என்கிற புரட்சி கரமான தத்துவம்கூட நடைமுறைச் சாத்தியமே என்பதும் நிரூபிக்கப்பட்டுள்ளது. அலுவலகமும் அலுவலர்களும் இல்லாமலே அலுவலகப் பணிகள் நடைபெறும். இவையெல்லாம் எவ்வாறு சாத்தியப்பட்டுள்ளன எனப் பார்ப்போம்.
1.5.1 தாளில்லா அலுவலகம் (Paperless Office)
அலுவலகம் என்றாலே தாள்களும் தாள்கோப்புகளும் பெரிய பேரேடுகளும்தாம் நமக்கு நினைவுக்கு வரும். தாளில்லா அலுவலகத்தைக் கற்பனை செய்து பார்க்கவே இயலாது. தாள்களையும், தாள்கோப்புகளையும் ஒழித்துக் கட்டுவதற்கு முதற்படி, கணிப்பொறியை நிறுவுவதும், கணிப்பொறியில் சொல்செயலி, விரிதாள், தரவுத்தளம் ஆகிய மென்பொருள்கள் அடங்கிய அலுவலகப் பயன்பாட்டுத் தொகுப்பினைச் செயல்படுத்துவதும்தான். அலுவலகத்தின் அனைத்துத் தகவல்களும், கணக்கு வழக்குகளும் பெரிய பெரிய அலமாரிகளில் தாள்கோப்புகளில் இருப்பதற்குப் பதிலாக மின்காந்த வட்டுகளில் கோப்புறைகளினுள் (Folders) கணிப்பொறிக் கோப்புகளாகச் சேமிக்கப்பட்டிருக்கும்.
இருப்பினும், கோப்புகளை ஒரு பணிப்பிரிவிலிருந்து இன்னொரு பணிப்பிரிவுக்கு, அல்லது வேறோர் அலுவலகத்துக்கு அல்லது தலைமை அலுவலகத்துக்கு அனுப்பி வைக்க வேண்டியிருக்கும். கணிப்பொறியிலிருந்து அச்செடுத்து அனுப்பி வைப்பதா? மேலதிகாரி ஒரு கோப்பினைப் பார்க்க விரும்புகிறார். அவருக்கும் இதேபோல் அச்செடுத்து, ஒரு தாள்கோப்பினை உருவாக்கித் தருவதா? அப்படியெனில் தாள்களை ஒழித்துக் கட்டுவது எப்படி?
இதற்கான தீர்வே கணிப்பொறிப் பிணையம் (Computer Network). ஓர் அலுவலகத்தின் பல்வேறு பணிப்பிரிவுகளிலுள்ள கணிப்பொறிகளும் மற்றும் மேலதிகாரிகளின் கணிப்பொறிகளும் ஒரு கணிப்பொறிப் பிணையத்தில் பிணைக்கப்பட்டிருக்கும். அலுவலகத் தகவல்கள் அனைத்தும் மையப்படுத்தப் படுத்த தரவுத்தளத்தில் சேமிக்கப்பட்டிருக்கும். ஒவ்வொருவருக்கும் ஒரு பயனர் பெயரும் (User Name) கடவுச்சொல்லும் (Password) வழங்கப் பட்டிருக்கும். அவற்றைப் பயன்படுத்தி அவரவர் தமக்குத் தேவையான கோப்புகளை அணுக முடியும். ஒரு கோப்பினைக் கீழதிகாரி பார்த்த பிறகே மேலதிகாரி பார்ப்பார் என்கிற கட்டுப்பாடுகளையும் விதிக்க முடியும். கோப்புகளின் மீது எடுக்க வேண்டிய நடவடிக்கைகளைக் கணிப்பொறித் தகவல் தொடர்பு வழியாகவே தெரிவிக்க முடியும்.
எத்தனையோ பெரிய வங்கிகளின் கிளைகள் தாளில்லா அலுவலகங்களாக மாறிவிட்டன. காசோலைகள் (Cheques), கேட்பு வரைவோலைகள் (Demand Drafts) மட்டுமே தாள்வடிவில் கையாளப்படுகின்றன. குறிப்பிடத்தக்க செய்தி என்னவெனில், பணம் கொடுப்பவர், பணம் பெறுபவர் இருவருக்கும் ‘இணைய வங்கிச் சேவை’ (Internet Banking) வசதி இருக்குமெனில், காசோலை, வரைவோலை எதுவும் தேவையில்லை. ‘மின்னணுப் பணப் பரிமாற்றம்’ (Electronic Fund Transfer) மூலமே பணத்தை அனுப்பிவிட முடியும். பற்று அட்டைகள் (Debit Cards), கடன் அட்டைகள் (Credit Cards) பணம் என்கிற தாளையும் தேவையற்றதாக்கி விட்டன. இதையெல்லாம் கணிப்பொறிப் பிணையங்களே சாத்தியமாக்கியுள்ளன.
1.5.2 ஆளில்லா அலுவலகம் (Officialless Office)
நாம் மேலே கூறியவாறு பல்வேறு பணிகளுக்குக் கணிப்பொறியையும் கணிப்பொறிப் பிணையத்தையும் மென்பொருள்களையும் பயன்படுத்துவோம் எனில் அலுவலகங்களில் தாள்களின் பயன்பாடு குறைவதுடன், மனித உழைப்புப் பெருமளவு மிச்சமாகி, ஆள்களின் தேவையும் குறைந்து போகும். ஆனால் ஆளே இல்லாமல் அதாவது அலுவலரே இல்லாமல் அலுவலக வேலை சாத்தியமா?
இரயில் நிலையங்களில் ‘விசாரணை’ என்ற அறிவிப்புப் பலகையுடன் அலுவலர் அமர்ந்திருப்பார். எந்த வண்டி எப்போது வரும், எவ்வளவு நேரம் தாமதம், காத்திருப்புப் பட்டியலில் இருக்கும் பயணச்சீட்டு உறுதி செய்யப்பட்டு விட்டதா, குறிப்பிட்ட வண்டியில் இடம் இருக்கிறதா என்பது போன்ற விவரங்களைப் பயணிகளுக்குக் கூறிக்கொண்டிருப்பார். ஆனால் இப்போது பல பெரிய இரயில் நிலையங்களில் இந்தத் தகவல்களைக் கணிப்பொறியே தருகின்றது. வரவிருக்கும் ஒரு இரயில் இப்போது எந்த இடத்தில் வந்து கொண்டிருக்கிறது எனத் துல்லியமாக கணிப்பொறித் திரையில் தெரியும். பயணச்சீட்டு மற்றும் இட இருப்பு பற்றிய விவரங்களைத் ‘தொடுதிரை’ (Touch Screen) கணிப்பொறியில் நாமே அறிந்துகொள்ள முடியும். நடைமேடைச் சீட்டு (Platform Ticket) வழங்கவும் எந்திரம் இருக்கிறது. மிச்சச் சில்லறையும் அது வழங்குகிறது.
வங்கியில் பணம் எடுக்க வேண்டுமெனில் விண்ணப்பத்தாளையும், கணக்குப் புத்தகத்தையும் காசாளரிடம் தரவேண்டும். அவர் ஒரு பதிவேட்டில் குறித்துக் கொண்டு பணத்தைத் தருவார். நாம் தந்த விண்ணப்பத்தாள் இன்னோர் அலுவலருக்கு அனுப்பி வைக்கப்படும். அவர் பேரேட்டில் உங்கள் கணக்கில் பற்று எழுதுவார். ஆனால் இப்போதெல்லாம் ஆங்காங்கே உள்ள ‘தானியங்குக் காசாளி எந்திரத்தில்’ (ATM) பற்று அட்டை பயன்படுத்திப் பணம் எடுத்துக் கொள்கிறோம். தாள்களும், கணக்குப் புத்தகங்களும், பேரேடுகளும் இல்லை; பணம் தரும், பதிவு செய்யும் அலுவலர்களும் இல்லை. ஆக, அலுவலர் இல்லா அலுவலகம் சாத்தியம்தானே?
1.5.3 அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம் (Officeless Office)
அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம் என்பது வீட்டிலிருந்தபடியே அலுவலக வேலையைச் செய்துகொள்வதைக் குறிக்கிறது. வீட்டில் வழக்கமான சமையல் வேலைகளைப் பார்த்துக் கொண்டு, குழந்தைகளைக் கவனித்துக் கொண்டு, அவ்வப்போது இணையத்தில் இணைந்த கணிப்பொறி முன் அமர்ந்து, உங்கள் அலுவலக வேலையை முடித்து விடலாம். மாதந்தோறும் சம்பளம் வந்துவிடும். உங்கள் வீடுதான் அலுவலகம். இதை அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம் என அழைக்கலாம் அல்லவா? இன்றைக்கு மென்பொருள் துறையில் பலர் இதுபோலப் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கிறார்கள். அமெரிக்காவில் உள்ள நிறுவனத்துக்காக இந்தியாவில் இருந்துகொண்டே பணியாற்ற முடியும்.
ஒரு மொழிபெயர்ப்பு நிறுவனம். ஆவணங்களை ஒரு மொழியிலிருந்து இன்னொரு மொழிக்கு மொழிபெயர்த்துத் தருவது இவர்கள் வேலை. இந்த நிறுவனத்தில் பணிபுரியும் அலுவலர்கள் அதாவது மொழிபெயர்ப்பாளர்கள் உலகின் பலநாடுகளில் இருக்கின்றனர். ஆனால் இந்த நிறுவனத்தின் கிளை அலுவலகம் எந்த நாட்டிலும் இல்லை. மொழிபெயர்ப்பாளர்கள் அனைவரும் அவரவர் வீட்டிலிருந்தபடியேதான் பணியாற்றுகின்றனர். மொழிபெயர்க்க வேண்டிய ஆவணத்தை இணையம்வழி பதிவிறக்கம் (Download) செய்துகொள்வர். மொழிபெயர்த்த ஆவணத்தை இணையம் வழியாகவே பதிவேற்றம் (Upload) செய்துவிடுவர். இவர்களுடைய மாதச் சம்பளம் வங்கிக் கணக்கில் சேர்ந்துவிடும். இந்த நிறுவனத்தின் தலைமையகம் எந்த நாட்டில் இருக்கிறது என்பதுகூட இவர்களுக்குத் தெரியாது. தலைமையகம் என ஓர் அலுவலகம் உண்டா, இல்லை அதில் பணிபுரிபவர்களும் வீட்டிலிருந்தபடியே தான் பணிபுரிகிறார்களா என்பதும் தெரியாது. அலுவலகம் என்ற ஒன்று இல்லாமலே இந்த நிறுவனத்தின் பணிகள் நடைபெற்று வருகின்றன.
உங்கள் வங்கிக் கணக்கிலிருந்து பணப் பரிமாற்றங்களை இணையம் வழியாக வீட்டிலிருந்தபடியே செய்துகொள்ள முடிகிறது. தொலைபேசிக் கட்டணம், மின்கட்டணம், வீட்டுவரி போன்றவற்றை வீட்டிலிருந்தபடியே செலுத்தலாம். பேருந்து, இரயில், விமானப் பயணத்துக்கான பயணச் சீட்டுகளை வீட்டிலிருந்த படியே பதிவு செய்யலாம். வருமான வரிக் கணக்கை வீட்டிலிருந்தபடியே சமர்ப்பிக்கலாம். இவையெல்லாமே ஓர் அலுவலகத்தில் அலுவலர்கள் இருந்து செய்ய வேண்டிய வேலைகள்தாம். ஆனால் அலுவலரும் இல்லாமல் அலுவலகமும் இல்லாமல் வேலை நடந்து முடிந்துவிடுகிறது.
இந்தப் பாடத்தில் நாம் மேலோட்டமாக அறிந்துகொண்ட சொல்செயலி, விரிதாள், தரவுத்தளம் ஆகிய மென்பொருள்கள் ஒவ்வொன்றைப் பற்றியும், பிணையம், இணையம் போன்ற கணிப்பொறி அமைப்புகள் பற்றியும், மின்னஞ்சல், மின்வணிகம், மின்னணுப் பணப் பரிமாற்றம் போன்ற இணையம் வழிச் சேவைகள் பற்றியும் இனிவரும் பாடங்களில் விரிவாகப் படிக்க இருக்கிறோம்.
தன் மதிப்பீடு : வினாக்கள் - II1.கணிப்பொறி வட்டுகளில் தரவுச் சேமிப்பில் வியப்பூட்டும் செய்தியென்ன?2.தாளேடுகளில் சேமித்த தரவுகளில் தகவல் மீட்பது கடினமான வேலை என்பதற்கு எடுத்துக் காட்டுத் தருக.3.தாளேட்டுத் தரவுகளில் தகவல் தேடல் எளிதில்லை என்பதை விளக்குக.4.தரவுத்தள மென்பொருளின் சிறப்புகளைக் கூறுக.5.அலுவலகத் தானியக்கமாக்கத் துறையில் தற்காலச் சாதனைகள் யாவை?6.தாளில்லா அலுவலகம் எவ்வாறு சாத்தியம்? தாளில்லா அலுவலகத்துக்கு இரண்டு எடுத்துக் காட்டுகள் தருக.7.அலுவலர் இல்லா அலுவலகத்துக்கு இரு எடுத்துக் காட்டுகள் தருக.8.அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம் என்றால் என்ன?9.அலுவலகம் இல்லா அலுவலகம் சாத்தியமே என்பதற்கு ஓர் எடுத்துக் காட்டுத் தருக.10.தரவுத்தள மென்பொருளின் சிறப்புகளைக் கூறுக.