Primary tabs
-
1.5 தகவல் முறைமையின் செயல்பாடுகள்
தகவல் முறைமையின் முதன்மையான செயல்பாடுகள் தரவுச் செயலாக்கமும் (Data Processing) தகவல் செயலாக்கமும் (Information Processing) ஆகும் என்பதை நாம் அறிவோம். இப்பணி ஐந்து நிலைகளில் நிறைவேற்றப்படுகிறது. (1) தரவுகளை உள்ளிடல் (2) தரவுகளைச் செயலாக்குதல் (3) தகவல்களை வெளியிடல் (4) தரவுகளைச் சேமித்தல் (5) முறைமைக் கட்டுப்பாடு. ஒவ்வொன்றாகப் பார்ப்போம்.
ஒரு வணிக நிறுவனம் எனில், வணிக நடவடிக்கையின் அனைத்துக் கட்டங்களிலும் தேவைப்படுகின்ற தரவுகள் சேகரிக்கப்பட்டு தகவல் முறைமையில் உள்ளிடப்பட வேண்டும். பெரும்பாலும் விசைப்பலகை மூலமே தரவுகள் உள்ளிடப்படுகின்றன. நாடா அல்லது வட்டுகளில் உள்ள தரவுகள் தகவல் முறைமையில் உள்ளிடப்படலாம். குரல் பதிவு, வருடல் (Seanoing) மூலமாகவும் தரவு உள்ளீடு சாத்தியமே. பெரும்பாலும் உள்ளிடப்படும் தரவுகள் தகவல் முறைமையின் நிரந்தரச் சேமிப்பகத்தில் (நிலைவட்டுகள் அல்லது குறுவட்டுகள்) சேமிக்கப்படுகின்றன.
கூட்டல் கழித்தல் போன்ற கணக்கீடுகள், ஒப்பிடல், ஏறுமுக/இறங்குமுகமாய் வரிசைப்படுத்தல் , பகுப்பாய்தல், முந்தைய தரவுகளின் அடிப்படையில் வருங்கால நிலையை முன்கணித்தல், தரவுகளின் அடிப்படையில் அறிக்கை தயாரித்தல், தரவுகளின் அடிப்படையில் வரைபடங்கள் (Graphs), நிரல்படங்கள் (Charts) உருவாக்குதல் போன்ற பணிகளையே தரவுச் செயலாக்கம் என்னும் சொல் குறிக்கிறது. சுருங்கச் சொல்வதெனில் தரவுகளைப் பிழிந்து தகவலாக்கிக் கொடுப்பதே தரவுச் செயலாக்கப் பணியாகும்.
தரவுச் செயலாக்கத்தில் பெறப்படும் தகவல்கள் இறுதிப் பயனருக்குச் சென்று சேருகின்றன. தகவல் முறைமைகளின் நோக்கமே இறுதிப் பயனர்களுக்குத் தேவையான தகவல்களை தேவையான நேரத்தில் தேவையான வடிவமைப்பில் வழங்குவதுதான். தகவல் வெளியீடு என்பது செய்தியாகவோ, அறிக்கைகளாகவோ, படிவங்களாகவோ, படங்களாகவோ இருக்க முடியும். கேட்பொலி வடிவிலும் நிகழ்பட வடிவிலும்கூட வெளியீடு அமையலாம். இவை அச்சிட்ட தாளாகவும் இருக்கலாம்.
எழுதப்படும் உரை சொற்கள், தொடர்கள், பத்திகள், ஆவணங்களுக்காகச் சேமிக்கப்படுகின்றன. அதுபோல தரவுகள், புலங்கள் (Fields), ஏடுகள் (Records), கோப்புகள் (Files), தரவுத் தளங்கள் (Databases) என்ற அமைப்பில் சேமித்து வைக்கப்படுகின்றன. சில வேளைகளில் தரவுகளிலிருந்து பெறப்படும் தகவல்களும் நிரந்தரமாகச் சேமிக்கப்படுவதுண்டு.
வெளியிடப்படும் தகவல்கள் சரிபார்க்கப்படுகின்றன. அவற்றில் பிழை இருப்பின் அதற்குரிய காரணம் ஆய்ந்தறியப்படும். உள்ளீட்டுப் பிழையாக இருக்கலாம். செயலாக்கப் பிழையாக இருக்கலாம். அதற்குரிய நிரல்கள் திருத்தப்பட வேண்டி இருக்கலாம். இதுபோன்ற கட்டுப்பாடு நடவடிக்கைகளை தகவல் முறைமையின் நிர்வாகி மேற்கொள்வார்.